10 cara nak tingkatkan produktiviti, Nombor 10 paling penting.

Anda rasa tak cukup masa?

Anda rasa banyak kerja yang tak siap walaupun dah kerja lebih 1 hari di ofis.

Anda rasa diri anda tidak produktif?

Ramai orang cakap produktif ialah kita boleh siapkan atau habiskan banyak kerja dalam masa yang ditetapkan.

Tapi masalahnya kerja memang tak akan habis. Lepas siap satu kerja, akan ada kerja lain pula.

Oleh itu, saya lebih suka definasi yang ini:-

Produktif ialah kemampuan kita menyiapkan kerja-kerja yang penting secara konsisten.

Kata kunci di sini ialah kerja penting dan konsisten.

Apa itu kerja-kerja penting?

Kerja-kerja penting ialah kerja yang kita buat, ia akan memberi hasil yang berganda pada kita.

1. Kerja sikit – hasilnya berganda.

2. Kerja banyak – hasilnya sikit.

Yang mana satu pilihan anda?

Sudah tentu kita nak kerja sikit dan hasilnya banyak, bukan?

Bagaimana nak jadikan diri kita ini orang yang produktif?

Ini 10 tips yang anda boleh applikasikan dalam kehidupan.

1) Gunakan teknologi.

Perkembangan teknologi yang pesat memberi banyak manfaat dalam kehidupan harian kita.

Peter Thiel, antara pelabur terawal di Facebook dan pengasas bersama PayPal, dia cakap technology is miraculous because it allows us to do more with less.

Maksudnya kita boleh buat kerja sikit dan dapat hasil yang banyak atau berganda dengan menggunakan teknologi yang ada.

Contoh - anda seorang kerani.

Anda dikehendaki membuat pengiraan untuk 50 baris data seperti berikut RM200 + RM350 + RM350 + RM237 + RM337 + RM339 + RM3567 + RM5467 .................(dan seterusnya hingga 50 data)

* Cara A – Anda kira satu-satu secara manual menggunakan kalkulator. Anda perlu pastikan tidak tersalah tekan sebab kalau salah tekan mungkin kena ulang semula. Takut ada error.

* Cara B – Anda kira secara automatik menggunakan formula “AutoSum” di dalam perisian Excel. Jumlah pengiraan akan keluar secara auto dengan hanya beberapa klik saja. Jumlahnya tepat dan tiada error berlaku.

Anda pilih cara yang mana? Cara A atau B?

Sudah tentu kita akan pilih cara B yang mudah dan cepat.

Itulah kelebihan teknologi. Ia memberi hasil yang berganda walaupun kita buat kerja sedikit saja.

Jadi amat rugi jika kita tidak manfaatkan teknologi yang ada untuk meningkatkan produktiviti di tempat kerja.


2) Buat senarai kerja (to do list)

Bila nak mulakan kerja, masa tu lah baru terfikir.

“Eh aku nak buat kerja apa ye?”

“Kerja yang mana aku perlu buat dulu ye?”

Ramai orang bila sampai waktu untuk memulakan kerja, pada masa itulah dia baru terfikir senarai kerja yang perlu dibuat.

Sedar-sedar sudah setengah jam masa berlalu, kerja masih belum mula.

Oleh kerana itu, penting untuk kita siapkan senarai kerja lebih awal (to do list).

Bila sampai saja waktu yang ditetapkan, kita terus saja mulakan kerja tanpa perlu berfikir panjang, ini dapat menjimatkan masa dan tenaga kita.

Selain itu, membuat senarai kerja dapat menjaga kita dari buat kerja yang tidak berkaitan dengan matlamat kita. 

Kita boleh nampak dengan jelas senarai kerja dan susun mengikut keutamaan.

Kita tidak serabut dengan lambakan kerja yang ada sebab kita dah susun kerja dari awal.

Fikiran kita akan jadi lapang. 

Fikiran yang lapang memudahkan kita kekal fokus dan kita dapatkan siapkan kerja kita dengan cepat.


3. Gunakan prinsip 80/20

Seperti yang kita faham produktif ialah kita buat kerja-kerja yang penting dengan konsisten.

Bagaimana nak tentukan kerja tersebut penting atau tidak?

Kita boleh gunakan prinsip 80/20.

Kerja penting = 80% output, 20% input. Bermaksud kita buat kerja sikit (20% input), tapi hasilnya besar (80% output)

Kerja tak penting = 20% output, 80% input. Bermaksud kita buat kerja banyak (80% input), tapi hasilnya sikit (20% output).

Contoh - Anda seorang kerani.

Anda masuk kelas belajar cara menggunakan Micosoft Excel dengan betul. 

Kemahiran Excel anda meningkat. Anda dapat menggunakan Excel dengan cekap.

Hasilnya anda dapat siapkan kerja anda dengan cepat. 

Anda ada lebih masa untuk buat kerja-kerja yang lain.

Berbanding anda tidak belajar cara menggunakan Microsoft Excel dengan betul. 

Anda tidak mahir menggunakannya. Disebabkan itu, anda buat kerja secara manual.

Anda ambil masa yang panjang untuk siapkan semua kerja tersebut. 

Hasilnya hanya sedikit saja kerja yang siap. Banyak kerja-kerja yang tertangguh

Belajar Microsoft Excel = 20% input.

Hasilnya, kerja mudah dan cepat = 80% output.

Di sini kita faham, belajar Microsoft Excel untuk tingkatkan kemahiran adalah kerja yang penting. .


4. Buat external brain.

Otak ialah tempat kita memproses maklumat. 

Ia bukan tempat kita menyimpan maklumat.

Kita perlu simpan semua maklumat penting di tempat lain iaitu di tempat yang mudah kita cari (external brain).

Kadang-kadang banyak perkara yang kita tak perlukan sekarang, tapi kita akan perlukan dikemudian hari.

Pernah tak lalui situasi begini?

Kita terbaca satu artikel yang menarik. Tapi kita tak simpan artikel tu. 

Kemudian satu masa, kita teringat dalam artikel ada maklumat yang kita perlukan sekarang.

Tapi masalahnya kita tak ingat di mana artikel?

Haa… itu lah pentingnya external brain.

Dalam kehidupan seharian, kita akan jumpa banyak maklumat yang menarik seperti artikel yang membuka minda, idea-idea yang terlintas dalam fikiran atau apa saja perkara yang kita rasa bermanfaat dikemudian hari.

Semua maklumat-maklumat ini hendaklah kita simpan di tempat yang mudah untuk dirujuk (external brain)

Ada berbagai cara kita boleh guna. 

Ada orang dia sentiasa bawa buku nota kecil dan pen di dalam poket seperti Tun Mahathir. Beliau akan catat maklumat penting di dalam buku nota beliau.

Ada setengah orang dia gunakan applikasi telegram. 

Telegram ni jimat space sikit sebab ianya disimpan secara cloud.

Anda boleh create satu group telegram, dalam tu hanya ada anda saja.

Jadi anda boleh simpan semua maklumat yang berguna dalam group telegram tersebut.

Sekiranya anda terfikir idea yang bernas, tulis je terus dalam group tersebut.
Anda jumpa artikel yang bermanfaat, simpan terus link dalam group.

Nanti jika anda perlukan maklumat tersebut, anda search je dalam group.

Anda tak perlu buang masa fikir di mana anda simpan maklumat tersebut, silap-silap anda tak jumpa langsung maklumat tu, dah rugi.


5. Buat senarai NOT to do list.

Katakan tidak kepada kerja-kerja yang tidak menyumbang kepada matlamat anda.

Pada point ke 2 tadi kita cerita berkenaan senarai to do list kan? 

To do list lawannya NOT to do list.

Antara cara untuk kita kekal produktif lagi ialah dengan membuat senarai perkara yang kita tidak perlu buat (NOT to do list)

Kenapa kita perlu buat senarai NOT to do list ni?

Kerana masa dan fokus kita sangat terhad. Satu hari kita hanya 24 jam saja. 

Dan kita bukan jenis orang yang boleh fokus terlalu lama.

Oleh itu, kita perlu pilih kerja penting yang memberi impak besar pada kita seperti yang diterangkan di dalam point ke 3 di atas.

Setelah kita analisa dan kenal pasti tugasan yang memberi 80% output pada kerja kita, kita mesti berani untuk kata TIDAK atau NO kepada kerja-kerja yang kurang impak.

Kita boleh senaraikan kerja-kerja tersebut dalam satu senarai iaitu NOT to do list.

Kerja-kerja tersebut kita boleh buang terus ( tak perlu buat langsung) atau kita delegate kepada orang lain.

Sebolehnya, kita jangan sentuh langsung kerja-kerja di dalam senarai NOT to do list tersebut.

Ada satu cerita antara Warren Buffet dengan dengan pilot peribadi beliau Mike Flint berkenaan NOT to do list ni.

Siapa Warren Buffet ni?

Beliau adalah antara pelabur yang terhebat sekarang ini. 

Dikatakan kekayaan beliau ialah lebih 100 USD billion.

Mike Flint ni pula ialah juruterbang yang pernah menerbangkan 4 orang US presiden sebelum ini, dan kita boleh katakan yang beliau sangat bagus dalam kerjayanya.

Menurut Flint beliau pernah bersembang dengan Buffet berkenaan kerjayanya dan Buffet mencadangkan 3 langkah ini:-

1. Langkah 1 – Buffet menyuruh Flint menyeneraikan 25 matlamat utama yang dia mahu capai dalam kerjayanya. Flint pun mengambil masa untuk berfikir dan menyeneraikan 25 matlamat utama tersebut.

2. Langkah 2 – Kemudian Buffet menyuruh Flint menyemak kembali senarai matlamat tersebut dan pilih 5 matlamat yang paling utama. Flint pun berfikir dan ambil masa kembali untuk menyenaraikannya.

3. Langkah 3 – Setelah selesai, Flint ada 2 senarai. Satu senarai A iaitu 5 matlamat yang paling utama, dan senarai B untuk 20 senarai yang beliau tidak pilih.

Menurut Flint senarai A ialah 5 matlamat utama yang dia akan berikan fokus manakala senarai B ialah senarai yang penting juga pada dia tapi tidaklah perlukan tindakan yang segera.

Dia akan berikan komitmen sekiranya dia ada lebihan masa nanti.

Tapi menurut Buffet, cara itu salah.

Senarai B yang tidak dipilih itu, dia perlu hindarkan terus kerana senarai B tersebut tidak penting dan ianya boleh mengganggu fokus jika ianya ada.

Memberikan masa kepada senarai B atau perkara-perkara yang secondary akan menyebabkan kita ada 20 projek yang tidak siap berbanding 5 projek yang siap.


6. Berani katakan TIDAK.

Anda dah ada senarai tugas yang perlu dibuat (to do list) dan bersemangat untuk siapkan tugas-tugas tersebut. 

Apabila anda sampai di pejabat dan mahu memulakan kerja, datang rakan sekerja anda ajak minum pagi.

Apa yang anda akan lakukan?

A - Ikut ajakan kawan untuk turun minum pagi dan tangguhkan kerja.
 

atau 

B - Anda katakan TIDAK. Anda terus mulakan kerja anda.

Anda pilih A atau B?

Tahniah jika anda pilih B.

Namun begitu, ramai juga orang yang memilih A, menerima ajakan rakan untuk minum pagi.

Sekiranya, kita menerima ajakan rakan tadi, kita sudah kalah di awalnya. 

Kita sudah membazirkan masa dengan membuat kerja yang tidak ada di dalam to do list kita.

Ajakan kawan tersebut adalah gangguan yang perlu dihindari. Mungkin kita perlukan masukan dalam senarai NOT to do list kita.

Ramai orang susah nak berkata TIDAK atau NO kepada perkara yang tidak menyumbang kepada matlamat. Ini mungkin kerana yang meminta itu rakan atau bos.

Sebenarnya, kita boleh saja tolak permintaan mereka dengan baik dengan memberi alasan yang munasabah.

Bukan apa, kita takut terbawa tabiat susah berkata TIDAK ini kepada perkara-perkara yang lain juga seperti:-

Anda seorang pekerja – anda sudah urus 3 projek yang memerlukan komitmen tinggi tapi di sebabkan anda tidak mampu berkata TIDAK, bos anda tambah 1 lagi projek yang anda perlu urus.

Anda seorang usahawan – anda sedang membangunkan satu perniagaan yang memerlukan anda fokus, tapi di sebabkan anda tidak mampu berkata TIDAK, anda tambah lagi cabang perniagaan lain.

Disebabkan susah nak berkata TIDAK inilah yang menyebabkan ramai orang tertekan dengan beban kerja yang ada. 

Ia juga menyebabkan banyaknya projek yang tertangguh dan tidak siap.

Seperti  point nombor 5 di atas, kita mesti berani berkata TIDAK pada perkara yang tidak menyumbang kepada objektif dan matlamat hidup kita.


7. Jadi mahir pada kerja tersebut (mastery)

Kali pertama kita buat sesuatu kerja ia akan ambil masa yang lama untuk siap.

Itu perkara biasa sebab kita masih belum mahir lagi.

Tetapi semakin lama, kerja tersebut dapat disiapkan dengan cepat dan mudah.

Ini kerana kita sudah semakin mahir.

Oleh kerana itu, kita perlu cepat-cepat jadi mahir dalam sesuatu kerja supaya kita kekal produktif. 


8. Minta pertolongan pada orang lain.

Ada masa kita tidak mampu nak buat sesuatu kerja itu dengan sendiri. 

Ini disebabkan kita tidak mahir atau kurang pengalaman lagi.

Kita mungkin buat banyak kesalahan dan mengambil masa yang lama untuk siapkan kerja tersebut sekiranya kita buat bersendirian. 

Oleh kerana itu, cara yang terbaik ialah kita ringankan mulut untuk meminta bantuan dari orang yang lebih berpengalaman dan mahir dalam membuat kerja itu.

Ramai orang rasa malu dan takut untuk meminta pertolongan. 

Jangan takut dan risau, sebenarnya ramai saja orang yang mahu membantu kita diluar sana.

Cumanya kita kena minta dengan cara berhemah dan beradab.


9. Tutup gangguan.

Sekarang ini zaman yang sangat banyak gangguan.

Handphone, email, media sosial dan sebagainya menyebabkan kita susah nak fokus.

Sememangnya jangka hayat untuk kita kekal fokus sekarang ini sangat pendek. 

Kita mudah respon kepada perkara-perkara yang tidak penting. 

Keinginan untuk respon kepada notifikasi tadi sangat tinggi. 

Apabila kita respon kepada semua notifikasi tersebut ianya akan mengambil banyak masa kita. 

Contohnya kita dengar notifikasi email masuk, kita terus semak email, akhirnya kita berakhir dengan 1 jam menyemak dan menjawab email.

Begitu juga dengan notifikasi di media sosial.

Apabila kita respon dengan notifikasi tersebut, akhirnya tanpa sedar kita dah ambil masa sejam melihat media sosial tersebut.

Oleh itu, cara terbaik ialah kita tutup semua notifikasi tersebut, atau tinggalkan saja segala gadget yang ada di dalam beg atau bilik. 

Ini akan mengurangkan keinginan kita untuk respon kepada notifikisi. 

Kita akan lebih mudah fokus untuk siapkan kerja-kerja penting kita.

10. Buat sampai siap.

Kita dah ada teknologi terkini, kita dah ada senarai tugas (to do list), kita dah ada Not to do list, kita dah berani berkata TIDAK, kita dah jadi mahir dan kita dah tutup segala notifikasi atau gangguan, tapi kalau kita tak buat kerja tersebut sampai siap pun tak guna juga.

Ada setengah orang, pada permulaan dia bersemangat, dia buat kerja, tapi dipertengahan jalan dia berhenti. Dia tak siapkan kerja tersebut.

Kemudian dia buat kerja lain pula.

Sampai tengah jalan dia berhenti, begitulah seterusnya dia berpusing.

Biasalah! 

Kerja-kerja penting ini biasanya kerja yang susah.

Apatah lagi kalau kita ini pemula. Baru nak belajar, lagi la susah.

Ada saja halangan dan masalah yang datang.

 

Oleh itu, penting untuk kita pasakan cara fikir "buat kerja biar sampai siap"

Kalau rasa penat dan letih, berhentilah untuk berehat.

Hilang penat, teruskan buat sehingga siap.

Kesimpulannya, bukan senang untuk kekal fokus dan produktif dalam dunia teknologi yang penuh dengan gangguan sekarang ini.

Namun kita perlu usahakan juga untuk kekal fokus buat kerja kita. Kalau hari ni tak boleh, esok kita cuba lagi. Begitulah seterusnya.