3 langkah mudah menulis email yang berkesan.

Email ialah salah satu alat berkomunikasi yang sangat meluas penggunaannya diseluruh dunia.

Oleh kerana itu, skil menulis email yang berkesan adalah sangat penting sekarang ini.

Email yang berkesan bermaksud orang yang baca email kita itu faham apa yang kita sampaikan.

Ada 3 langkah bagaimana kita mahu menulis email yang berkesan iaitu:-

1. Kenali siapa pembaca atau "audience" anda?

Sebelum menulis email kita mesti kenal dan tahu siapa audience kita? 

Matlamat utama dalam menulis email ialah kita nak audience yang baca email tersebut faham seperti yang kita faham.

Fikirkan apakah hubungan kita dengan audience? 

Apakah kita sudah saling kenal mengenali? 

Kalau kenal, dalam konteks apa? 

Adakah sebagai  rakan sekerja? sebagai kawan?  atau sebagai potential client? 

Adakah mereka semua faham dengan terma teknikal yang kita guna? 

Adakah mereka tahu dan faham tone yang kita guna?

Tone atau nada - dapat memberi gambaran atau perasaan kepada audience terhadap orang yang menulis email tersebut.

Menulis pun ada tone macam bercakap juga. 

Kalau bercakap kita boleh dengar tone suara seseorang itu.

Kita boleh rasakan orang tersebut tengah marah, tengah seronok, tengah sedih dan sebagainya melalui tone suara.

Sekiranya kita menghantar email secara professional atau kepada seseorang yang kita tak kenal, kita perlu gunakan tone yang formal. 

Ini bermaksud jangan ada lawak, jangan ada sindiran, jangan gunakan shortform yang orang tak biasa dan elakan menggunakan "jargon terms" atau terma teknikal yang menyebabkan audience tak faham mesej yang disampaikan.

Kalau kita menulis email kepada audience yang kita dah lama kenal dan saling mengenali, kita boleh saja kurangkan sikit tone tu kepada kurang formal.

Tapi kena elakan juga guna bahasa yang terlalu kasual kalau email tersebut berkaitan dengan organisasi kita kerja.

2. Utamakan maklumat penting.

Setiap hari kita menerima banyak email masuk ke inbox, begitu juga dengan audience kita.

Mereka menerima banyak email setiap hari.

Mereka mungkin baca secara laju atau mungkin hanya baca pada permulaan email saja.

Oleh itu, kita perlu mudahkan audience untuk baca maklumat yang penting supaya dia faham mesej yang nak disampaikan.

Apakah matlamat kita menghantar email?

Apa yang kita mahu dari audience setelah mereka baca email tersebut?

Apa tindakan yang kita mahu audience buat setelah baca email kita?

Ini semua akan membantu kita menyusun maklumat penting dalam email.

Sebagai contoh, cuba perhatikan 2 jenis email berikut.

Email 1

Hello Colleagues,

Our quarterly meeting will be held next week on March 14, from 1-2pm, in the 3rd floor conference room. Please bring your completed " Office Environment Survey".

Thanks to those who are on the continuous improvement committee for organizing this initiative.

Email 2

Hello Colleagues,

Please complete your "Office Environment Survey" by the end of this week. They are an important part of the continuous improvement committee's attempts to streamline office procedures.

We'll have a meeting on March 14, from 1-2pm, in the 3rd floor conference room to discuss survey results.

Daripada 2 contoh di atas, email yang manakah lebih meyakinkan dan lebih "persuasive"?


Maklumat dalam kedua email adalah sama, tapi apabila kita susun maklumat mengikut susunan yang betul, mesej yang sampai lebih meyakinkan dan persuasive.

Email pertama - hanya sekadar pemberitahuan mengenai meeting sahaja. Action atau tindakan tidak begitu jelas. Audience yang baca mungkin tak faham apa yang perlu dibuat selepas baca.

Email kedua - maklumat berkenaan meeting jelas. Audience tahu tujuan meeting. Action atau tindakan juga jelas dan padat. Audience yang baca faham dan tahu apa yang perlu dilakukan.


3. Baca & semak berulangkali.

Akhir sekali pastikan kita baca dan semak berulangkali email sebelum tekan butang send. Pastikan tiada "typos" & "errors" dalam email.

Typos & errors boleh memberi "impression" atau gambaran yang kurang elok terhadap diri kita.

Terutamanya dalam urusan formal seperti permohonan kerja, menghantar proposal dan sebagainya.



Ia boleh menggambarkan kita ini seorang yang cuai, tidak cakna atau sambil lewa dalam membuat kerja.

Sekiranya email kita tu panjang disebabkan banyak maklumat penting yang perlu diberitahu, lagilah kita perlu semak setiap ayat yang ditulis.

Adakah mesej yang disampaikan itu jelas?
Ada tak bahagian ayat yang mungkin kabur atau boleh disalah tafsir?

Semasa kita buat proses semakan, kita cuba bayangkan diri kita seperti seorang pembaca yang tidak tahu apa-apa tentang topik yang disampaikan.

Kalau kita jumpa bahagian yang kurang jelas, kita perbaiki bahagian tersebut.
Mungkin kita boleh tonjolkan sebahagian ayat dan perkataan yang penting dengan bold atau highlight bahagian tersebut.

Atau kalau ada terma teknikal, kita tulis sedikit pencerahan terhadap terma tersebut.

Setelah baca dan semak berulangkali, kita dah yakin itu yang terbaik, maka tekanlah butang send.

Masa dan tenaga yang kita ambil untuk menulis email yang berkesan akan mengelakan "miscommunication" atau salah faham dikemudian hari.

Penulisan email yang baik dan penyampaian mesej yang berkesan akan meningkatkan "impression" atau gambaran yang baik terhadap diri kita.

Anda nak belajar dengan lebih lanjut lagi tentang penulisan email yang berkesan ni?

Sk Biz Solution akan menganjurkan satu kelas khas yang bertajuk  "Effective business communication skill at workplace"

Kelas akan berjalan pada hari sabtu selama 1 hari secara online menggunakan platform Zoom.

Apa yang anda akan belajar dalam 1 hari kelas tu?

1. Anda akan belajar cara yang betul untuk berkomunikasi dengan bos, rakan sekerja, vendor dan juga pelanggan ketika bekerja.

2. Anda akan belajar cara yang betul untuk berkerjasama sebagai satu pasukan dengan bos dan rakan sekerja anda.

3. Anda akan belajar cara yang betul untuk menulis business letter, email, report dan proposal ketika bekerja nanti.

Anda akan dibimbing oleh jurulatih professional dan bertauliah dari HRD Corp (Human Resources Development Corporation agensi di bawah Kementerian Sumber Manusia)

Klik sini kalau anda minat nak join kelas tersebut.