Bagaimana mahu berkomunikasi dengan berkesan di tempat kerja?

Apa maksud komunikasi berkesan?

Komunikasi bermaksud proses penyampaian maklumat.

Manakala berkesan bermaksud menimbulkan hasil yang diharapkan.

Jadi komunikasi berkesan bermaksud proses kita menyampaikan maklumat dan kita dapat hasil yang diharapkan.

Oleh itu, kita perlu tahu dan tentukan hasil yang kita mahu ketika kita berkomunikasi.

Komunikasi kita dikira berkesan atau berjaya setelah hasil yang kita mahu itu tercapai.

Secara umum komunikasi terbahagi kepada dua iaitu secara lisan (verbal/spoken) & bertulis (written)

1. Lisan (verbal/spoken) seperti perbualan dan interaksi dengan orang ramai.

2. Bertulis (written) pula seperti surat-menyurat, email dan dokumentasi seperti laporan, memo, pekeliling dan sebagainya.

Hybrid ialah mengabungkan lisan dan bertulis seperti pembentangan (presentation). 

Sebelum kita nak buat pembentangan kita perlu menyediakan maklumat pembentangan dahulu. 

Jadi kita perlu menulis dan bercakap.

Minit mesyuarat memerlukan kemahiran mendengar dan menulis.

Ramai orang mengadu dia tidak ada sistem yang betul untuk menulis minit, sebab itu ada orang ambil masa seminggu untuk menyiapkan minit mesyuarat.

KOMUNIKASI SECARA LISAN (VERBAL COMMUNICATION)

Jika kita nak faham komunikasi, kita perlu faham prinsip komunikasi dengan menggunakan prinsip Mehrabian.

Prinsip ini diasaskan oleh Albert Mehrabian. Seorang Professor dalam bidang psikologi.

Menurut Mehrabian:-

1. Apa yang anda cakap/perkataan = 7%.

Apa yang anda cakap hanya 7% dari komunikasi.

Oleh itu gunakan bahasa yang betul dan positif. Jangan guna bahasa kasar.

2. Cara anda bercakap / Suara = 38% 

Kualiti suara anda ketika bercakap, sama ada suara anda mendatar atau mempunyai intonasi yang berbeza , ia menyumbang kepada 38% dalam komunikasi.

Kita boleh tahu perasaan seseorang itu hanya dengan mendengar tone atau intonasi suara seseorang itu ketika bercakap.

3. Penampilan anda/ bahasa badan = 55% 

Ekspresi muka iaitu mata, senyuman, pergerakan tangan, postur cara anda duduk dan cara anda berpakaian menyumbang kepada 55%.

Bahasa badan yang betul akan menyebabkan orang suka nak berbual dengan kita.

i. Senyuman yang manis.

Jika anda mendapati seseorang tidak tersenyum, adakah anda mahu bercakap dengan orang itu ? Sudah tentu tidak.

Sebab itu, kita perlu pastikan kita mempunyai senyuman yang manis supaya orang mahu bercakap dengan kita.

Bagaimana nak tahu senyuman kita manis atau tidak?
Bagaimana kita nak senyum dengan betul?

Senang saja, caranya ialah sebut perkataan “MONEY”.

Apabila anda sebut perkataan “MONEY” , secara automatik anda akan tersenyum manis.😊

Ini tip pada anda yang introvert, atau anda yang malu untuk memulakan perbualan di dalam majlis.

Buat senyuman manis. Ia akan memudahkan orang mahu bercakap dengan anda.

ii. Pandangan mata yang betul (eye contact).

Interaksi melalui mata mempunyai tiga tahap iaitu:

Tahap pertama dari garis rambut atas hingga ke garisan mata (business gaze) - Kali pertama anda bertemu sesiapa untuk 30 minit pertama anda boleh lihat dibahagian dari garis rambut ke garisan mata.

Tahap kedua dari garis rambut atas ke dagu (social gaze) - Selepas 30 minit anda bertemu orang untuk kali pertama, anda boleh melihat dari garis rambut ke bahagian dagu (seluruh muka).

Tahap ketiga bawah dari dagu (intimate gaze) – Semua bahagian paras dagu ke bawah, anda tak perlu lihat. Ini dinamakan intimate gaze.

Bagaimana nak mengekalkan eye contact?

Eye contact bukan bermaksud kita lihat mata seseorang itu. Bukan mata bertemu mata.

Eye contact bermaksud kita boleh lihat pada mana-mana bahagian dalam kawasan yang dinyatakan.

Kalau business gaze – boleh lihat pada mana-mana bahagian dari aras rambut ke mata.

Kalau social gaze – boleh lihat pada mana-mana bahagian muka.

Tips – pandang pada setiap bahagian dalam masa 2 second. Selepas 2 second, tukar pandangan ke tempat lain dalam bahagian yang dibenarkan.

iii. Postur.

Komponen lain yang anda perlu lihat untuk bahasa badan ialah postur badan. 

Anda berdiri tegak atau senget. 

Sekiranya kita lihat orang berdiri membongkok atau senget, otak kita secara automatik akan terfikir yang orang tersebut malas.

Kesimpulannya - Mehrabian kata apa sahaja mesej yang anda ingin sampaikan bergantung pada 3 perkara ini iaitu 55% Bahasa badan, 38 % kualiti suara anda dan 7% perkataan yang anda guna.

Walaupun prinsip Mehrabian merupakan standard dalam komunikasi tetapi ia masih tidak mencukupi untuk membantu kita berkomunikasi dengan berkesan.

Disebabkan itu kita perlu memahami juga konsep VAKOG (5 sense)

Setiap orang mempunyai kecenderungan yang berbeza dalam berkomunikasi.

Ada orang cenderung melihat.
Ada orang cenderung mendengar.
Ada orang cenderung menyentuh.
Dan hanya beberapa peratus saja yang cenderung merasa dan menghidu.

V= Visual see
A= Auditory hear
K= Kinesthetic touch
O= Olfactory smell
G= Gustatory taste

Apabila kita bercakap dengan seseorang, semata-mata bercakap dan mendengar ia masih tidak mencukupi.

Sebab itu ada sesetengah orang , dia akan tulis nota apa yang dia cakap untuk menguatkan lagi mesej yang ingin disampaikan.

Selain daripada itu, kita juga perlu memahami personaliti seseorang itu untuk berkomunikasi dengan berkesan.

Apabila kita memahami personaliti, kita akan faham yang sesetengah orang ialah:-

i. Peacock Sanguine – Golongan ini suka bercakap tapi belum tentu apa yang dia cakap itu perkara yang bermanfaat. Dia suka berbual-bual, walaupun berbual kosong.

Mereka suka menjadi popular, oleh sebab itu mereka suka bercakap perkara yang baik saja.

Tiga perkataan yang boleh disimpulkan untuk mereka yang mempunyai personaliti ini ialah loud, open and fun.

Loud – bukan sekadar suara saja. Orang yang suka memakai pakaian yang menonjol, yang suka memakai pakaian yang berwarna warni.

Open – mulutnya asyik bercakap.

Fun – sudah tentu fun atau menyeronokan, sebab banyak cerita atau gosip dari mereka ni.

ii. Eagle choleric – Golongan ini hanya bercakap apabila diperlukan. 

Adakala mereka akan bercakap dengan kata-kata yang tak disukai orang. 

Tiga perkataan untuk mereka yang berpesonaliti eagle ialah loud, open and no fun.

iii. Owl Melancholy – Golongan ini berlawanan dengan personaliti Peacock. Mereka tidak suka bercakap, tidak ramai kawan.

Tiga perkataan untuk mereka ini ialah quite, close and no fun.

iv. Pigeon Phlegmatic – Golongan ini suka duduk dalam kumpulan yang ramai, suka bercakap diantara mereka dan banyak kawan.

Tiga perkataan untuk kumpulan ini ialah quiet, close and fun.

Setiap personaliti ini mempunyai kebaikan dan keburukan (positive & negative). Ada kelebihan dan kekurangan.

Dalam konteks komunikasi, orang yang berpersonaliti dengan:-

The peacock - adalah seorang komunikator terbaik.

The eagle – orang mudah terasa hati dengan mereka.

The owl – bukan komunikator yang baik.

The pigeon – ia bergantung pada kawan mereka. Kalau kawan mereka peacock mereka akan jadi peacock, kalau kawan mereka owl mereka akan jadi owl.

Setiap orang tidak akan mempunyai 100% satu personaliti. 

Sebenarnya kita ada 4 personaliti ini.

Cumanya peratusannya berbeza dalam setiap orang.

Mungkin kita mempunyai 40% personaliti Owl, 25% Eagle, 25% Pigeon, 10% Peacock.

Setiap orang perlu memahami personaliti mereka sendiri.
Kita dapat memahami diri kita sendiri apabila kita faham konsep personaliti ini.

Konsep personaliti ini ada ditulis oleh Florence Littauer dalam buku beliau Personality Plus: How to Understand Others by Understanding Yourself.

Sekiranya kita memahami konsep personaliti Florence, kita memahami konsep VAKOG dan kita menggunakan prinsip Mehrabian ketika berkomunikasi maka kita boleh menjadi seorang komunikator yang berkesan. 

Ini semua ialah faktor psikologi yang mempengaruhi cara kita berkomunikasi.

Penggunaan personaliti dalam kerjaya.

Dalam temuduga kerja, sebahagian majikan akan menyemak personaliti calon samaada mereka sesuai atau tidak untuk jawatan yang dipohon.

Contoh – sekiranya majikan mencari calon untuk jawatan receptionist, sudah tentu majikan tidak akan cari mereka yang berpersonaliti Owl.

Majikan akan cari calon yang berpersonaliti Peacock untuk mengisi jawatan tersebut. Orang yang perpesonaliti Peacock mudah mesra untuk menyambut para tetamu dan seorang komunikator yang baik.

Pada masa yang sama jika majikan mencari pekerja dalam research and development engineer, sudah tentu majikan tidak mahu mereka yang berpersonaliti Peacock, nanti asyik bercakap saja. 

Majikan akan cari mereka yang berpersonaliti Owl untuk mengisi jawatan tersebut. Golongan yang berpersonaliti Owl akan duduk dengan senyap dan buat kerja.

Sebab itu dengan memahami personaliti diri sendiri, ia akan membantu anda dalam memilih dan berkembang dalam kerjaya.

Biasanya dalam kelas-kelas komunikasi, jurulatih akan membantu peserta mengenali personaliti masing-masing.

Halangan dalam berkomunikasi.

Apabila sesuatu mesej tidak dapat disampaikan dengan berkesan ini bermaksud ada sesuatu yang menjadi penghalangnya.

Mesej tidak sampai bermaksud orang yang menerima mesej tidak faham mesej tersebut, atau mesej tersebut disalah tafsir oleh sipenerima.

Ini antara 9 halangan yang menyebabkan sesuatu mesej itu tidak sampai:-

1. The use of jargon.

Setiap bidang ada bahasa teknikal yang tersendiri (jargon word).

 

Contohnya, sekiranya anda bekerja dalam bidang IT, perkataan seperti server, coding, cloud, VPN dan cookies ialah perkataan teknikal atau jargon word.

Orang yang bekerja dalam bidang IT akan faham jargon ini. 

Tapi orang yang bukan dalam bidang IT tidak akan faham maksud jargon ini.

Begitu juga dengan bidang-bidang yang lain. Ada jargon yang tersendiri.

2. Emotional barriers and taboos.

Secara global kita perlu elakan bercakap 4 perkara ini dengan orang luar iaitu politik, agama, harta dan seks.

Topik ini sangat sensitif. Kita tidak tahu apa yang mereka fikirkan. 

Kita hanya boleh bercakap 4 perkara ini pada orang yang kita dah rapat atau kenal sesama kita.

3. Lack of attention, interests, distractions or irrelevance to the receiver.

Jika seseorang tengah bercakap dan kita tidak memberi perhatian pada mereka maka itu adalah halangan dalam berkomunikasi. 

Kita tidak faham sepenuhnya mesej yang disampaikan. 

Ini mungkin disebab topik yang disampaikan tidak menarik atau tidak berkaitan dengan kita.

4. Difference in perception and viewpoint – perkara ini sama maksud dengan perkara taboos.

5. Physical disabilities such as hearing problems or speech difficulties - ada masalah fizikal seperti kecacatan dan masalah pendengaran.

6. Physical barrier to non-verbal communication. 

Mungkin ada dinding yang menghalang ketika kita berkomunikasi, atau jika orang tersebut jauh dan kita berkomunikasi melalui telefon , mungkin coverage telefon tidak baik menyebabkan mesej tidak dapat disampaikan dengan sempurna.

7. Language differences – Kita hendalak bercakap menggunakan bahasa yang orang semua faham.

8. Expectations and prejudies which may lead to false assumptions or stereotyping – Mungkin kita dah ada gambaran awal yang tidak baik terhadap seseorang itu, menyebabkan kita salah tafsir apa yang dia katakan.

9. Cultural differences – Perbezaan budaya menyebabkan seseorang itu salah tafsir sesuatu perkataan itu.

Setiap halangan ini dapat diselesaikan dengan cara yang tertentu.

Semua ini ada diterangkan dalam kelas komunikasi yang dianjurkan oleh Sk Biz Solution.

KOMUNIKASI SECARA BERTULIS (WRITTEN COMMUNICATION)

Bagaimana mahu menulis email dan business letter yang berkesan?

Apabila kita berkomunikasi secara bertulis atau correspondence prosesnya sama saja dengan verbal communication.

Ia mesti ada “communication loop” iaitu:-

1. Message sent - mesej berjaya dihantar kepada penerima.

2. Message understood – mesej tersebut dapat difahami atau tidak?

3. Response – Sekiranya ada respon maka proses komunikasi tersebut telah lengkap.

Selain itu dalam proses komunikasi bertulis ada external dan internal correspondence.

External – proses komunikasi dengan orang luar seperti vendor dan pelanggan.
Internal – proses komunikasi dengan orang dalam syarikat seperti bos dan rakan sekerja.

Kedua-duanya ada proses iaitu:-

Initiate – siapa yang memulakan correspondence.
Reply – siapa yang respon dan jawab mesej.

Setiap proses ada cara dan kaedah yang tersendiri.

Apa nak buat kalau anda yang menerima email atau correspondence?

Apabila anda menerima satu correspondence, anda perlu pastikan adakah anda faham mesej tersebut atau tidak?

Sekiranya anda tidak faham, anda perlu respon kepada si penghantar email supaya dia dapat terangkan mesej sehingga anda faham.

Dan sekirannya anda faham mesej tersebut, adakah anda tahu untuk respon correspondence tersebut atau tidak?

Sekiranya anda menghantar email dan anda tidak dapat respon bermaksud komunikasi anda tidak berjaya.

Oleh kerana itu, perlu ada “communication loop” dalam proses berkomunikasi. 

“Communication loop” bermaksud setiap correspondence mesti ada respon.

Apa jua yang anda cakap, yang ada tulis mesti ada respon walaupun ianya negatif respon, ianya tetap respon.

Sekiranya orang tersebut respon yang dia tidak faham mesej yang disampaikan, itu juga adalah respon.

Apabila si penerima respon dia tidak faham mesej yang disampaikan maka si pemberi mesej mesti memperbaiki mesej yang dihantar supaya si penerima faham mesej tersebut.

Tanggungjawab seorang pemberi mesej ialah membuatkan orang yang menerima mesej faham seperti yang dia faham.

Standard format dalam penulisan atau correspondence.

i) Apa yang perlu ada dalam satu correspondence?

ii) Contoh penulisan email - initiate email

iii) Analisa - perkara yang perlu ada dalam email - initiate email.

iv) Contoh penulisan email - reply email

v) Analisa - perkara yang perlu ada dalam email - reply email.

vi) Contoh - Rally email

Lihat video di bawah untuk lebih faham.

How to write effective proposals and reports?

i) Peruntukan masa untuk menulis proposal dan report.

ii) Struktur report dan proposal.

Lihat video di bawah untuk lebih faham.

Anda nak belajar dengan lebih mendalam tentang komunikasi berkesan di tempat kerja?

Sk Biz Solution akan menganjurkan satu kelas khas yang bertajuk "Effective business communication skill at workplace"

Kelas akan berjalan pada hari sabtu selama 1 hari secara online menggunakan platform Zoom.

Apa yang anda akan belajar dalam 1 hari kelas tu?

1. Anda akan belajar cara yang betul untuk berkomunikasi dengan bos, rakan sekerja, vendor dan juga pelanggan ketika bekerja.

2. Anda akan belajar cara yang betul untuk berkerjasama sebagai satu pasukan dengan bos dan rakan sekerja anda.

3. Anda akan belajar cara yang betul untuk menulis business letter, email, report dan proposal ketika bekerja nanti.

Anda akan dibimbing oleh jurulatih professional dan bertauliah dari HRD Corp (Human Resources Development Corporation agensi di bawah Kementerian Sumber Manusia)

Klik sini kalau anda minat nak join kelas tersebut.